項(xiàng)目管理師考試案例分析：一個(gè)項(xiàng)目的啟動(dòng)

項(xiàng)目管理就是把各種知識(shí)、技能、工具和方法運(yùn)用到項(xiàng)目活動(dòng)中來(lái)滿足項(xiàng)目目標(biāo)。它包括兩類(lèi)活動(dòng)：一是技術(shù)活動(dòng)（如軟件項(xiàng)目中的寫(xiě)代碼、建筑項(xiàng)目的砌磚、晚會(huì)項(xiàng)目的節(jié)目彩排等）；一是管理活動(dòng)（包括啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾，這些在每個(gè)項(xiàng)目中相似）。在這里，我們主要從管理的角度，以生活中的一個(gè)小案例來(lái)剖析項(xiàng)目管理的核心內(nèi)容。

【案例】
晚餐項(xiàng)目背景：在某月某日，我在家準(zhǔn)備晚餐。決定開(kāi)始項(xiàng)目的時(shí)間是下午4點(diǎn)，涉及到的項(xiàng)目干系人就是我和我愛(ài)人。

為什么使用這個(gè)案例？首先，可以確認(rèn)它是個(gè)項(xiàng)目，因?yàn)?，?duì)我而言，它符合臨時(shí)、獨(dú)特、漸進(jìn)明晰的特點(diǎn)。其次，這是個(gè)小項(xiàng)目，同樣涉及到技術(shù)活動(dòng)（炒菜）和管理活動(dòng)（啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾），小項(xiàng)目的好處是，容易理解；最后一點(diǎn)，這個(gè)項(xiàng)目大家都比較熟悉，便于集中精力學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理過(guò)程上。

項(xiàng)目啟動(dòng)
“好的開(kāi)始是項(xiàng)目成功的一半”，項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)就是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，而目標(biāo)就是在啟動(dòng)時(shí)來(lái)確定。具體而言，此過(guò)程要分析干系人、確定項(xiàng)目目標(biāo)以及找出制約因素和假設(shè)。

識(shí)別干系人
項(xiàng)目干系人就是和項(xiàng)目相關(guān)的人，他們要么參與項(xiàng)目過(guò)程，要么會(huì)受到項(xiàng)目影響，或影響到項(xiàng)目。例如奧運(yùn)會(huì)項(xiàng)目各國(guó)運(yùn)動(dòng)員、教練、奧組委人員、志愿者等都屬于第一類(lèi)干系人；北京市民就屬于第二類(lèi)干系人，還有些施加影響和干擾的國(guó)際勢(shì)力屬于第三類(lèi)人。每個(gè)項(xiàng)目都有很多干系人，通常你沒(méi)有識(shí)別的干系人會(huì)對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)行造成意想不到的影響，因此啟動(dòng)首先要識(shí)別干系人。

晚餐項(xiàng)目中干系人的識(shí)別非常簡(jiǎn)單，即我和我愛(ài)人。我愛(ài)人是項(xiàng)目發(fā)起人，發(fā)起項(xiàng)目并提出對(duì)項(xiàng)目的要求，我愛(ài)人也是團(tuán)隊(duì)成員中的專家角色。我是項(xiàng)目經(jīng)理也是團(tuán)隊(duì)成員，我負(fù)責(zé)策劃實(shí)施整個(gè)項(xiàng)目。同時(shí)倆都是客戶。假如決定外出吃飯，飯店也算是干系人，假如項(xiàng)目包括外出買(mǎi)菜，菜販子也屬于干系人，具體而言，他們都是供應(yīng)商（提供項(xiàng)目所需要的原材料和服務(wù)）。

分析干系人的需求和影響
項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)客觀上是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，主觀上是干系人滿意。滿意的前提是了解干系人需求，需要注意的是，一個(gè)是干系人不明確表達(dá)自己潛在的需求，項(xiàng)目經(jīng)理需要有優(yōu)秀的溝通能力了解其潛在需求，另一點(diǎn)就是項(xiàng)目干系人往往需求不一致，而且有時(shí)候會(huì)矛盾，項(xiàng)目經(jīng)理需記錄下來(lái)他們各自需求，并進(jìn)行平衡。在大型項(xiàng)目中，如果涉及到很多方干系人，項(xiàng)目經(jīng)理還需要評(píng)估他們對(duì)項(xiàng)目的影響力和影響是正面的負(fù)面的，項(xiàng)目經(jīng)理需要高度關(guān)注哪些影響力較強(qiáng)的干系人。

樣式搭配要合理；因?yàn)樗聿秃笮枰毩?xí)瑜伽，希望項(xiàng)目盡快完成；同時(shí)希望基于家里現(xiàn)有原材料進(jìn)行。作為項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員，我的需求是：希望全程得到專家的技術(shù)支持；建議關(guān)鍵任務(wù)（如炒菜）由專家親自完成。影響力評(píng)估，我們倆都有很強(qiáng)的影響力，因?yàn)樵诩依锼穷I(lǐng)導(dǎo)，她的影響力比我大一點(diǎn)。

確定干系人目標(biāo)
在了解項(xiàng)目干系人需求之后，需要將需求轉(zhuǎn)化為具體的目標(biāo)。目標(biāo)和需求不同，需求是一種感覺(jué)，而目標(biāo)必須是符合SMART原則的（具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)的、有時(shí)間限制）。項(xiàng)目的目標(biāo)可以從四個(gè)方面描述：范圍（做什么不做什么），進(jìn)度（什么時(shí)間做什么，用多長(zhǎng)時(shí)間完成），成本（花多少錢(qián)），質(zhì)量（做到什么程度為止）。

經(jīng)過(guò)項(xiàng)目干系人多次交流，確定晚餐項(xiàng)目的目標(biāo)如下：

（1）范圍目標(biāo)：成果必須包括四菜、一湯和主食（米飯或饅頭），搭配上需要有葷有素、有飯有湯、有涼有熱；

（2）進(jìn)度目標(biāo)：項(xiàng)目必須在2小時(shí)內(nèi)完成，當(dāng)前時(shí)間是下午4點(diǎn)，完成時(shí)間為下午6點(diǎn)，這樣才能保證7點(diǎn)半?yún)⒓渝憻挘?br/>
（3）質(zhì)量目標(biāo)：營(yíng)養(yǎng)豐富、美味可口；

（4）成本目標(biāo)：直接成本是原材料成本，間接成本是水、電、氣。

確定目標(biāo)優(yōu)先級(jí)
通常干系人會(huì)提出很多目標(biāo)，有些目標(biāo)有時(shí)候是矛盾的，比如希望范圍要多、進(jìn)度要快、成本要少、質(zhì)量要好。當(dāng)目標(biāo)較多時(shí)，需確定目標(biāo)的優(yōu)先順序。這樣做好處：可以集中精力滿足關(guān)鍵目標(biāo)。

案例：
經(jīng)過(guò)使用目標(biāo)優(yōu)化矩陣（見(jiàn)圖表1），最終確定目標(biāo)優(yōu)先順序：進(jìn)度、質(zhì)量、范圍、成本。

說(shuō)明：將縱軸上的項(xiàng)目依次與橫軸上的項(xiàng)目對(duì)比，相對(duì)重要填 1，相對(duì)不重要?jiǎng)t填 0，最后將數(shù)字相加，根據(jù)合計(jì)的數(shù)值進(jìn)行優(yōu)先排序

找出制約要素
制約要素就是當(dāng)前存在的會(huì)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施有限制的因素。如在培訓(xùn)項(xiàng)目中教室的大小、在工作中大多數(shù)項(xiàng)目事先確定的預(yù)算、事先確定的日期等等。了解這些，可以讓計(jì)劃更可行。

晚餐案例的制約要素列表：

（1）必須使用家里現(xiàn)有原材料；

（2）工具有限：電飯鍋、鐵鍋、菜刀都只有一個(gè)；

（3）廚房面積有限；

（4）我的工作經(jīng)驗(yàn)、能力、水平有限；

找出假設(shè)
假設(shè)就是項(xiàng)目成功的前提條件。如為了培訓(xùn)如期進(jìn)行，需要老師能夠及時(shí)到場(chǎng)、學(xué)員能到場(chǎng)、投影能正常工作，這些都是假設(shè)。假設(shè)充滿不確定性、如果不成立就是風(fēng)險(xiǎn)。假設(shè)需要漸進(jìn)明晰，開(kāi)始了解少，在項(xiàng)目進(jìn)行中需要逐步確認(rèn)。

完成案例假設(shè)條件列表：

（1）有電、有氣、有水；

（2）鐵鍋、電飯鍋、菜刀、切菜板都是可用的；

（3）原材料有蔬菜、有肉；

在此案例中，項(xiàng)目干系人較少，需求較一致，項(xiàng)目干系人容易識(shí)別，而在實(shí)際項(xiàng)目中，大多數(shù)項(xiàng)目涉及很多干系人，識(shí)別干系人是非常關(guān)鍵的任務(wù)。此外干系人的需求很模糊、表達(dá)不明確，而且，有些干系人的需求相互矛盾。這是在啟動(dòng)過(guò)程，項(xiàng)目經(jīng)理面臨的最大挑戰(zhàn)。

在這個(gè)過(guò)程中，需要項(xiàng)目經(jīng)理具備的能力包括：溝通（和陌生干系人會(huì)面，迅速建立良好的關(guān)系）、談判（用來(lái)共同確定目標(biāo)）、說(shuō)服（讓干系人相信你，聽(tīng)從你的建議）、觀察力（對(duì)環(huán)境的觀察、理解）、決策力（準(zhǔn)確做出判斷，必要情況下幫助干系人做出選擇）、協(xié)調(diào)（和不同干系人溝通，召集會(huì)議等）。除了上述六個(gè)基本步驟之外，大型項(xiàng)目還需要正式任命項(xiàng)目經(jīng)理、建立項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)等工作。