項目管理師考試案例分析：一個項目的啟動

項目管理就是把各種知識、技能、工具和方法運用到項目活動中來滿足項目目標。它包括兩類活動：一是技術活動（如軟件項目中的寫代碼、建筑項目的砌磚、晚會項目的節(jié)目彩排等）；一是管理活動（包括啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾，這些在每個項目中相似）。在這里，我們主要從管理的角度，以生活中的一個小案例來剖析項目管理的核心內容。

【案例】
晚餐項目背景：在某月某日，我在家準備晚餐。決定開始項目的時間是下午4點，涉及到的項目干系人就是我和我愛人。

為什么使用這個案例？首先，可以確認它是個項目，因為，對我而言，它符合臨時、獨特、漸進明晰的特點。其次，這是個小項目，同樣涉及到技術活動（炒菜）和管理活動（啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾），小項目的好處是，容易理解；最后一點，這個項目大家都比較熟悉，便于集中精力學習項目管理過程上。

項目啟動
“好的開始是項目成功的一半”，項目成功的標準就是實現項目目標，而目標就是在啟動時來確定。具體而言，此過程要分析干系人、確定項目目標以及找出制約因素和假設。

識別干系人
項目干系人就是和項目相關的人，他們要么參與項目過程，要么會受到項目影響，或影響到項目。例如奧運會項目各國運動員、教練、奧組委人員、志愿者等都屬于第一類干系人；北京市民就屬于第二類干系人，還有些施加影響和干擾的國際勢力屬于第三類人。每個項目都有很多干系人，通常你沒有識別的干系人會對項目的進行造成意想不到的影響，因此啟動首先要識別干系人。

晚餐項目中干系人的識別非常簡單，即我和我愛人。我愛人是項目發(fā)起人，發(fā)起項目并提出對項目的要求，我愛人也是團隊成員中的專家角色。我是項目經理也是團隊成員，我負責策劃實施整個項目。同時倆都是客戶。假如決定外出吃飯，飯店也算是干系人，假如項目包括外出買菜，菜販子也屬于干系人，具體而言，他們都是供應商（提供項目所需要的原材料和服務）。

分析干系人的需求和影響
項目成功的標準客觀上是實現項目目標，主觀上是干系人滿意。滿意的前提是了解干系人需求，需要注意的是，一個是干系人不明確表達自己潛在的需求，項目經理需要有優(yōu)秀的溝通能力了解其潛在需求，另一點就是項目干系人往往需求不一致，而且有時候會矛盾，項目經理需記錄下來他們各自需求，并進行平衡。在大型項目中，如果涉及到很多方干系人，項目經理還需要評估他們對項目的影響力和影響是正面的負面的，項目經理需要高度關注哪些影響力較強的干系人。

樣式搭配要合理；因為她晚餐后需要練習瑜伽，希望項目盡快完成；同時希望基于家里現有原材料進行。作為項目經理和團隊成員，我的需求是：希望全程得到專家的技術支持；建議關鍵任務（如炒菜）由專家親自完成。影響力評估，我們倆都有很強的影響力，因為在家里她是領導，她的影響力比我大一點。

確定干系人目標
在了解項目干系人需求之后，需要將需求轉化為具體的目標。目標和需求不同，需求是一種感覺，而目標必須是符合SMART原則的（具體、可衡量、可實現、相關的、有時間限制）。項目的目標可以從四個方面描述：范圍（做什么不做什么），進度（什么時間做什么，用多長時間完成），成本（花多少錢），質量（做到什么程度為止）。

經過項目干系人多次交流，確定晚餐項目的目標如下：

（1）范圍目標：成果必須包括四菜、一湯和主食（米飯或饅頭），搭配上需要有葷有素、有飯有湯、有涼有熱；

（2）進度目標：項目必須在2小時內完成，當前時間是下午4點，完成時間為下午6點，這樣才能保證7點半參加鍛煉；

（3）質量目標：營養(yǎng)豐富、美味可口；

（4）成本目標：直接成本是原材料成本，間接成本是水、電、氣。

確定目標優(yōu)先級
通常干系人會提出很多目標，有些目標有時候是矛盾的，比如希望范圍要多、進度要快、成本要少、質量要好。當目標較多時，需確定目標的優(yōu)先順序。這樣做好處：可以集中精力滿足關鍵目標。

案例：
經過使用目標優(yōu)化矩陣（見圖表1），最終確定目標優(yōu)先順序：進度、質量、范圍、成本。

說明：將縱軸上的項目依次與橫軸上的項目對比，相對重要填 1，相對不重要則填 0，最后將數字相加，根據合計的數值進行優(yōu)先排序

找出制約要素
制約要素就是當前存在的會對項目實施有限制的因素。如在培訓項目中教室的大小、在工作中大多數項目事先確定的預算、事先確定的日期等等。了解這些，可以讓計劃更可行。

晚餐案例的制約要素列表：

（1）必須使用家里現有原材料；

（2）工具有限：電飯鍋、鐵鍋、菜刀都只有一個；

（3）廚房面積有限；

（4）我的工作經驗、能力、水平有限；

找出假設
假設就是項目成功的前提條件。如為了培訓如期進行，需要老師能夠及時到場、學員能到場、投影能正常工作，這些都是假設。假設充滿不確定性、如果不成立就是風險。假設需要漸進明晰，開始了解少，在項目進行中需要逐步確認。

完成案例假設條件列表：

（1）有電、有氣、有水；

（2）鐵鍋、電飯鍋、菜刀、切菜板都是可用的；

（3）原材料有蔬菜、有肉；

在此案例中，項目干系人較少，需求較一致，項目干系人容易識別，而在實際項目中，大多數項目涉及很多干系人，識別干系人是非常關鍵的任務。此外干系人的需求很模糊、表達不明確，而且，有些干系人的需求相互矛盾。這是在啟動過程，項目經理面臨的最大挑戰(zhàn)。

在這個過程中，需要項目經理具備的能力包括：溝通（和陌生干系人會面，迅速建立良好的關系）、談判（用來共同確定目標）、說服（讓干系人相信你，聽從你的建議）、觀察力（對環(huán)境的觀察、理解）、決策力（準確做出判斷，必要情況下幫助干系人做出選擇）、協調（和不同干系人溝通，召集會議等）。除了上述六個基本步驟之外，大型項目還需要正式任命項目經理、建立項目管理團隊等工作。