ERP應(yīng)用瓶頸 避免四大錯(cuò)誤

      有一家企業(yè)在04年就上了ERP系統(tǒng)。經(jīng)過(guò)近5年時(shí)間的磨合，ERP系統(tǒng)的效益已經(jīng)逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。在08年低，這家企業(yè)使用的ERP系統(tǒng)有了新的版本。企業(yè)管理人員就覺(jué)得應(yīng)該對(duì)自己企業(yè)的ERP系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，以獲得更大的收益。在09年3月份，就開(kāi)始對(duì)現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)。結(jié)果事與愿違。到現(xiàn)在已經(jīng)快過(guò)去7個(gè)月了，升級(jí)后的麻煩還沒(méi)有消除掉。雖然新版本的ERP系統(tǒng)提供了很多新的功能，但是這些功能對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)基本上沒(méi)有多少的使用價(jià)值。而管理者卻硬要上這些功能。對(duì)于終端用戶來(lái)說(shuō)這個(gè)新版本的功能就有點(diǎn)像雞肋的感覺(jué)。食之無(wú)味，棄之可惜。而且由于操作上也發(fā)生了比較大的變化，所以用戶在使用上也碰到了許多新的問(wèn)題，有些錯(cuò)誤甚至給企業(yè)造成了比較大的損失?，F(xiàn)在這家企業(yè)是騎虎難下。經(jīng)過(guò)5年的努力好不容易才讓ERP系統(tǒng)發(fā)揮了效益，現(xiàn)在又面臨著即將崩潰的命運(yùn)。

　　那么這家企業(yè)為什么會(huì)面臨如此難堪的境地呢？經(jīng)過(guò)筆者的了解，其主要問(wèn)題在于如下幾個(gè)方面。

　　一、 系統(tǒng)升級(jí)不應(yīng)重于形式。

　　的確ERP系統(tǒng)經(jīng)過(guò)版本的升級(jí)之后，會(huì)出現(xiàn)很多新的功能。但是這些新的功能企業(yè)是否用的著呢？或則說(shuō)，這些新的功能所能夠帶來(lái)的價(jià)值，跟企業(yè)系統(tǒng)升級(jí)過(guò)程中所面臨的風(fēng)險(xiǎn)是否對(duì)稱呢？其實(shí)ERP系統(tǒng)升級(jí)跟操作系統(tǒng)升級(jí)非常的類似。很多看起來(lái)非?；ㄉ诘墓δ?，在實(shí)際工作中很少用到。單從日常工作來(lái)說(shuō)，Windows98已經(jīng)可以滿足日常辦公的需要。所以沒(méi)有必要冒這么大的風(fēng)險(xiǎn)、花這么大的精力去追求那些看起來(lái)比較時(shí)髦、但是沒(méi)有實(shí)際作用的功能。

　　這家企業(yè)就犯了這個(gè)錯(cuò)誤。在升級(jí)之前，沒(méi)有認(rèn)真評(píng)估新版本的功能對(duì)于企業(yè)是否有用，就冒然進(jìn)行升級(jí)。在升級(jí)后才發(fā)現(xiàn)，新版本的功能并不能夠?qū)ζ髽I(yè)帶來(lái)多大的價(jià)值。也就是說(shuō)，過(guò)去幾個(gè)月在升級(jí)上所花的精力都浪費(fèi)掉了，而且還帶來(lái)了一些不必要的風(fēng)險(xiǎn)。

　　筆者認(rèn)為，企業(yè)在升級(jí)之前，最好先了解新舊版本在功能上的差異，特別是要評(píng)估一下新版本的功能能否為企業(yè)帶來(lái)一定的利益。如果能夠在很大程度上改善企業(yè)現(xiàn)有的管理，或者說(shuō)某項(xiàng)新功能剛好可以彌補(bǔ)當(dāng)前的不足，那么就可以考慮升級(jí)。相反，如果新版本的新增功能對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，可用可不用的，那么就沒(méi)有必要對(duì)此進(jìn)行升級(jí)。也就是說(shuō)，筆者認(rèn)為在升級(jí)的時(shí)候，要看中其實(shí)際可能帶來(lái)的價(jià)值。而不應(yīng)該看重形式。

　　二、 要評(píng)估新舊版本在操作上的差異。

　　有些系統(tǒng)在升級(jí)之后，雖然其本質(zhì)的內(nèi)容沒(méi)有變化，但是在外觀界面和操作上會(huì)有很大的差異。這個(gè)差異可能導(dǎo)致用戶無(wú)所適從。拿一個(gè)簡(jiǎn)單的操作系統(tǒng)的例子來(lái)說(shuō)。XP操作系統(tǒng)與Vista操作系統(tǒng)，雖然同樣是微軟的產(chǎn)品，但是其在操作界面上有很大的變化。雖然微軟一向強(qiáng)調(diào)Vista的操作如何的直觀，但是仍然讓很多習(xí)慣XP系統(tǒng)操作的用戶，在Vista系統(tǒng)面前卻步。即使有了很多年XP操作系統(tǒng)使用經(jīng)驗(yàn)的用戶，仍然無(wú)法使用Vista操作系統(tǒng)。

　　其實(shí)這種情況不僅在操作系統(tǒng)上可以碰到，在ERP系統(tǒng)升級(jí)的時(shí)候會(huì)遇到。有些ERP系在升級(jí)換代的時(shí)候，可能在功能上沒(méi)有多大的改善，但是在界面與操作上卻會(huì)有天翻地覆的變化。特別是在從C/S到B/S模式轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，這個(gè)更加的明顯。遇到這種情況時(shí)，不少用戶就會(huì)感到迷茫。對(duì)于舊版本操作很熟練的用戶，在遇到新版本時(shí)，也會(huì)不知道如何操作，從而導(dǎo)致工作效率降低，甚至出現(xiàn)誤操作，從而給企業(yè)帶來(lái)不必要的損失。

　　為此筆者認(rèn)為，企業(yè)項(xiàng)目管理員在升級(jí)之前，需要先對(duì)新版本的操作層面進(jìn)行評(píng)估。看看新舊版本的操作界面、操作方式上有沒(méi)有明顯的變化。然后根據(jù)變化的程度分別采取不同的培訓(xùn)措施。如果變化大的話，那么就需要考慮到其可能會(huì)帶來(lái)的一系列風(fēng)險(xiǎn)。這個(gè)因素有時(shí)候也要加入到評(píng)估是否需要升級(jí)的決定中去。在ERP系統(tǒng)升級(jí)的時(shí)候，不變應(yīng)萬(wàn)變，還是蠻有道理的。當(dāng)界面操作出現(xiàn)比較大的變化時(shí)，一定要加強(qiáng)對(duì)用戶操作的培訓(xùn)，特別是對(duì)于一些容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方。同時(shí)需要加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的檢測(cè)，追蹤是否有錯(cuò)誤的操作。

　　三、 選擇系統(tǒng)升級(jí)的時(shí)機(jī)。

　　在系統(tǒng)升級(jí)的時(shí)候，即使準(zhǔn)備工作做的最好，也往往會(huì)出現(xiàn)一些意外情況。為此筆者認(rèn)為，不僅要認(rèn)真考慮是否需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí);同時(shí)也要考慮，如果需要升級(jí)的話，在什么時(shí)候?qū)ο到y(tǒng)進(jìn)行升級(jí)比較好。對(duì)于這個(gè)系統(tǒng)升級(jí)的時(shí)間，筆者有兩個(gè)建議。

　　一是最好選擇企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)比較空的時(shí)候。不少的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)都會(huì)有一些周期性的變化。如對(duì)于一些外貿(mào)五金工具企業(yè)來(lái)說(shuō)，往往7-11月份是其生產(chǎn)銷售的旺季。那么此時(shí)最好不要將系統(tǒng)升級(jí)的時(shí)間安排在這個(gè)時(shí)候。因?yàn)橄到y(tǒng)升級(jí)本身就是一件麻煩的時(shí)候，不能夠再給企業(yè)忙中添亂。而且當(dāng)用戶一忙的時(shí)候，就必然會(huì)放松對(duì)數(shù)據(jù)的核對(duì)工作。此時(shí)如果萬(wàn)一用戶的操作有什么不熟練的地方，出現(xiàn)差錯(cuò)用戶也難以發(fā)現(xiàn)。所以最好將系統(tǒng)升級(jí)的時(shí)間定在企業(yè)的生產(chǎn)淡季，避開(kāi)企業(yè)的高峰期。這也是為了保證新舊系統(tǒng)交替的穩(wěn)定性。

　　二是需要考慮升級(jí)的內(nèi)容。如前段時(shí)間由于新企業(yè)會(huì)計(jì)制度的執(zhí)行，不少ERP軟件公司都對(duì)ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)模塊進(jìn)行了升級(jí)。由于其變動(dòng)比較大，ERP軟件公司不是將其當(dāng)作補(bǔ)丁來(lái)處理，而是當(dāng)作一個(gè)新的版本。對(duì)于這種情況，什么時(shí)候升級(jí)比較好呢？由于財(cái)務(wù)模塊的內(nèi)容有其獨(dú)特的特點(diǎn)，即往往強(qiáng)調(diào)一個(gè)會(huì)計(jì)年度政策的穩(wěn)定。為此對(duì)于業(yè)務(wù)性比較強(qiáng)的ERP軟件升級(jí)，有時(shí)候還需要考慮其業(yè)務(wù)的特殊性。像這種情況，最好能夠再年底完成系統(tǒng)的升級(jí)工作。然后在年初可以利用新的財(cái)務(wù)核算流程來(lái)統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)。這就可以免掉不少的麻煩，如后續(xù)政策變更的麻煩。同時(shí)，這也是跟企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)操作流程相符的。因?yàn)榇蟛糠制髽I(yè)涉及到財(cái)務(wù)政策的變更，也往往選擇在下一個(gè)會(huì)計(jì)年度實(shí)施。否則的話，需要增加許多額外的調(diào)整工作。

　　總之，這個(gè)系統(tǒng)升級(jí)的時(shí)機(jī)也非常重要。除了以上兩點(diǎn)之外，還需要注意一點(diǎn)。即當(dāng)舊版本的系統(tǒng)還沒(méi)有穩(wěn)定，那么千萬(wàn)要注意不要急著升級(jí)系統(tǒng)。否則的話，那將是一件很糟糕的事情，很容易導(dǎo)致ERP項(xiàng)目中途流產(chǎn)。

　　四、 不要急著升級(jí)。

　　說(shuō)句實(shí)在的話，新版本的ERP系統(tǒng)難免會(huì)存在一些漏洞。像微軟這么大的企業(yè)，其也需要不斷的發(fā)補(bǔ)丁來(lái)彌補(bǔ)新版本系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)漏洞。所以ERP企業(yè)開(kāi)發(fā)的新版本中，也往往存在一系漏洞。這些漏洞可能企業(yè)自己測(cè)試很難發(fā)現(xiàn)，只有企業(yè)用戶在使用的過(guò)程中逐漸發(fā)現(xiàn)并報(bào)告給軟件公司。故那些第一批使用新功能的用戶，很可能成為了軟件公司的“小老鼠”，成為他們的試驗(yàn)品。

　　筆者在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，從來(lái)不推薦用戶在ERP新版本剛面世的時(shí)候就進(jìn)行升級(jí)。一般來(lái)說(shuō)，如果企業(yè)有升級(jí)的需要，也推薦他們?cè)诘诙€(gè)或者第三個(gè)版本出現(xiàn)的時(shí)候再進(jìn)行升級(jí)。企業(yè)沒(méi)有必要為軟件公司去測(cè)試ERP系統(tǒng)是否存在漏洞。等到第二個(gè)或者第三個(gè)補(bǔ)丁出來(lái)之后，一些系統(tǒng)新版本的漏洞也發(fā)現(xiàn)并彌補(bǔ)的差不多了，此時(shí)再進(jìn)行升級(jí)，就可以減少由此帶來(lái)的損失。要知道，通常情況下ERP軟件公司是不會(huì)為此帶來(lái)的損失進(jìn)行買單的。

　　總之，筆者認(rèn)為在ERP系統(tǒng)升級(jí)的時(shí)候，不要太過(guò)于注重形式?；蛘吆?jiǎn)單的認(rèn)為，新版本肯定是好的。其實(shí)對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，沒(méi)有最好的說(shuō)法。只要適合企業(yè)的、能夠滿足企業(yè)當(dāng)前需求的，都是好的。等到企業(yè)發(fā)現(xiàn)ERP現(xiàn)有的功能無(wú)法滿足企業(yè)管理的需要了，再去考慮進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)也來(lái)得及。